Queria

「困った、どうしよう」の少ない毎日へ

異動の挨拶 社内と社外へのメールの書き方や文例

人事異動が発令されると、社内および社外への関係者や関係会社に対しての報告や連絡も必要になりますよね。その時に、送り方やマナーがわからず、不安になる方も多いのではないでしょうか。 この記事では、人事異動の際に送る挨拶、特に多いと思われるメールの文例や書き方についてご紹介します。
20,317 views

人事異動というのは、突然やってくるものですよね。

「ようやく今の仕事にも慣れてきたのに!」
「よし、新しい部署で頑張るぞ!」
など、いろいろな想いが浮かんでくると思います。

さて、そんな人事異動が発令されると、社内および社外への関係者や関係会社に対しての報告や連絡も必要になりますよね。その時に、送り方やマナーがわからず、不安になる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、人事異動の際に送る挨拶、特に多いと思われるメールの文例や書き方について、ご紹介します。
人事異動が決まって、「挨拶はどうしよう?」とお困りの方の、お役に立てれば幸いです!

人事異動でのメールが大切な理由

人事異動でメールが大切な理由

人事異動が発令された時、その旨の連絡をすることは、とても大切なことです。
きちんとした対応をしないと、あなたの評価が落ちてしまうリスクがあります。

「いいかげんだなあ」
「ビジネスマンとしての常識に欠けているな」
といった低い評価を受けてしまうかもしれません。そんな事態は、避けたいですよね。

とくに、関係会社や取引先への挨拶は、会社通してのおつきあいなので、ビジネス上も、とても大切です。連絡をしないと、相手の方は異動を知らずに、人づてに聞いて初めて知った、などの事態も発生します。

だからこそ、社外と社内、いずれの場合においても、関係者や関係先に対して挨拶・報告をしておくことが大切なんですね。

例えば、以下のような送り先への連絡が必要になります。

・現在の部署
・社内の関係者
・取引先の会社や関係者
・異動先

連絡する時は、メールの内容を間違えないようにすることも大切です。気ばかりが焦るあまり、誤字や脱字があっては、それこそ失礼になってしまいます。メールを一通り記し終えたら、まずは読み返してみましょう。

それでは、これから具体的なメールの書き方について、紹介していきます。

ビジネスで使うメールの基本的な構成

ますは「件名」、その次に「宛名」を明記する必要があります。

次に、以下のような始まりの挨拶の文面が来ます。

・「平素より 大変お世話になっております」
・「ご無沙汰しております」
・「先日はありがとうございました」
といった一般的な冒頭の挨拶文を入れます。

その次には、今回のメールの要旨や詳細な内容についての前書き、及び、本題についての詳細な内容を明記します。

最後には結びの挨拶です。
・「それでは 何卒よろしくお願いいたします」
などの結びの挨拶文を記します。

その後、
・自分の名前
・会社の部署
・住所
・連絡先

などを記します。

また、宛名については、(株)といった略式名称は使わずに、正式に株式会社と記しましょう。そして、一般的な手紙や封書のように社名の後に〇〇御中〇〇様とはせずに、メールの場合には〇〇株式会社〇〇様で構いません。

人事異動時の宛先別のメールの文例

人事異動時の宛先別のメールの文例異動先の上司や責任者宛てのメールの文例

人事異動が発令された際には、まずは異動先及び関係会社や関係者への簡単な挨拶文をメールします。

その場合、例えば件名を先頭に明記する場合には、「着任のご挨拶」という件名をまずは明記してます。
〇〇株式会社〇〇部〇〇部長並びに〇〇課長

と、部長や課長それぞれに挨拶メールを送信します。

その次の一般的な挨拶文として、
・「お疲れ様です」
・「お世話になっております」といった挨拶文を入れます。

次には、メールの本題です。

・「〇〇営業所より異動となる、〇〇と申します」

と自分の名前や自己紹介文を簡単に明記します。

その後は、

「◯月◯日よりお世話になる予定です。

◯◯部では、初めての経験も多くなり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じます。1日でも早くお力になれるよう、これまで以上に精進してまいりますので、ご指導・御鞭撻の程、何卒よろしくお願い申し上げます。」

あるいは「何分にも不慣れなために、いろいろとご迷惑もおかけするかと存じますが、何卒よろしくお願いいたします」

のような形で、「謙虚」かつ「前向き」な気持ちを表現しましょう。

このように、丁寧な結びの挨拶を入れて、メールを送信します。

取引先の関係会社・関係者宛てのメールの文例

取引先の関係会社や関係者に対しては、まずは「異動のご挨拶」といった件名のメールを送信する必要があります。

その次の宛名は、
・「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」
といった宛名を明記します。

さらに
・「平素より大変お世話になっております」と記して、続けて「〇〇株式会社〇〇部〇〇です」と記します。

その後、メールの本題でもある人事異動になった旨を書き記します。

文例については
・「さて、この度〇月〇日付で〇〇営業所に異動することになりましたので、ご報告申し上げます。」

などと記します。

自分の後任者がいるケース
「〇〇へと今後の業務を引き継ぐことになりましたので、ご連絡申し上げます」
「◯◯は、△△部におりましたが、業務の内容については十分把握しております。」など、取引先を心配させないような
と記して、改めてご挨拶に伺う場合には、その旨も明記しましょう。

最後は
・「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」
といった一文を添えておくのも良いと思います。

社内における異動の連絡及び挨拶に関するメールの文例

社内における異動の連絡及び挨拶に関するメールの文例

社内においては、異動や転勤のご連絡という件名でメールを記します。
その場合、
・〇〇さん
・〇〇課長
といった各個人の名前を記すのも大変なので、「関係者各位」程度で構わないでしょう。

次に一般的な冒頭の挨拶文としては、
・「お疲れ様です」
・「〇〇部の〇〇です」といった程度で構いません。

その後メールの本題に入ります。
・「〇月〇日を持ちまして、〇〇営業所」あるいは「〇〇課」に「転勤」もしくは「異動することになりました」
・「これまではいろいろとお世話になり誠にありがとうございました」

などと記します。

それだけではそっけないので
・「〇〇課に配属になった当初は、苦労も多かったのですが、ようやく慣れてきたと思っていた矢先に今回の人事異動となってしまいました」
・「新たな部署に配属となっても、これまでの経験を生かして頑張っていこうと思っております」
・「新たな部署でもこれまで以上に努力を積み重ねていきたいと思っております」

といった本文を記します。

「これまでお世話になった感謝の気持ち」「異動先で前向きに頑張る気持ち」を伝えましょう。

最後の締めくくりの挨拶文については
・「今後の皆様のご健康とご多幸をお祈りしております」
・「皆様もお身体をご自愛なさって、今後もますます頑張って下さい」

といった最後の挨拶文を記してメールを送信します。

まとめ

突然人事異動が発令されると、気が動転してしまったり、これまでのいろんな思い出がよみがえってくると思います。センチメンタルな気持ちにもなるかもしれません。

ただ、この挨拶は、あくまでもビジネスマンとしての一種の「けじめ」のメールでもあります。一般的な常識の域を免脱することなく、あるいは、後を濁すことなく、新たな部署や新たな営業所に異動していきたいですよね。

挨拶や連絡に関するメールは、今後のあなたの人生や評価のためにも、いい加減なものや雑なものにしてしまっては、いけません。

むしろ、自分の評価を上げるチャンスだ!くらいの意気込みで、人事異動をスムーズに終えられるといいですね!

-仕事・学習